Seasonal Booking Workflow
PraktijkVoor ons atelier betekende de overgang naar seizoensgebonden inschrijvingen een flinke aanpassing. Vroeger hielden we een papieren lijst bij en bevestigden we elke deelname per e-mail. Dat werkte tot het moment dat de raku-weekends en de wekelijkse pottenbakkerssessies sneller volzet raakten dan we konden bijhouden. De nieuwe workflow draait rond drie vaste momenten per jaar: een inschrijfperiode in januari, een tweede in april en een laatste in september. Elke periode opent met een duidelijke aankondiging in de nieuwsbrief, waarna deelnemers een keuze maken uit de beschikbare plaatsen. We beperken elke groep tot acht personen, zodat de begeleiding persoonlijk blijft en er genoeg ruimte is aan de werktafel. De grootste uitdaging was niet de techniek, maar het afstemmen van verwachtingen: wie zich inschrijft voor een reeks van zes sessies, moet weten dat er ook thuis oefenwerk bij hoort. In de bevestigingsmail staat daarom niet alleen de datum, maar ook welk materiaal we voorzien en wat je zelf meebrengt. Na de eerste editie bleek dat deelnemers de vaste structuur waarderen, maar dat we het aantal annulaties konden verminderen door een wachtlijst toe te voegen. Die wachtlijst werkt eenvoudig: wie afzegt, geeft de plaats door aan de volgende op de lijst, zonder dat er geld of tegoeden verschuiven. Het systeem is nu zo ingeburgerd dat we hetzelfde ritme gebruiken voor de thematische weekendworkshops rond handopbouw en steengoed. Wie meer wil weten over hoe zo'n inschrijfperiode er concreet uitziet, kan contact opnemen of een kijkje nemen bij andere projecten in het atelier.